Identitas penanda tangan dokumen kerjasama digital dapat dipastikan lewat sertifikat elektronik. Pemeriksaannya mencakup pemilik tanda tangan, penerbit sertifikat, dan keutuhan isi dokumen. Fungsi sertifikat elektronik pada tandatangan elektronik adalah mengikat identitas itu ke dokumen.

Tanda Tangan Tampak Resmi, Pemiliknya Belum Tentu Jelas

Sebagai ilustrasi, seorang staf pengadaan menerima kontrak PDF dari vendor baru. Di halaman terakhir ada gambar tanda tangan direktur. Gambar semacam itu mudah disalin dan ditempel ke dokumen lain. Dari tampilannya saja, asal tanda tangan sulit dipastikan.

Persoalan inilah yang coba dijawab tandatangan elektronik. Menurut PP 71/2019 Pasal 60, fungsinya sebagai alat autentikasi dan verifikasi identitas penandatangan serta keutuhan informasi.

Skenario serupa terjadi saat kontrak dikirim lewat surel. Penerima tidak bisa memastikan pengirim benar-benar pemilik akun tersebut. Jika salah satu pihak kemudian menyangkal, pembuktian menjadi rumit. Verifikasi sejak awal membantu menekan risiko sengketa semacam itu.

Cara Sertifikat Elektronik Mengikat Identitas

Sertifikat elektronik memuat tanda tangan elektronik beserta identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak. Penerbitnya adalah penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE), badan hukum yang berperan sebagai pihak tepercaya. Karena itu, fungsi sertifikat elektronik mirip stempel verifikasi dari pihak ketiga. Pemilik sertifikat sudah melalui proses verifikasi sebelum identitasnya dicantumkan.

Tiga Ujian dari Pasal 11 UU ITE

Pasal 11 ayat (1) UU ITE menetapkan syarat agar tandatangan elektronik memiliki kekuatan hukum. Antara lain, data pembuatannya hanya terkait dengan penanda tangan. Data itu juga berada dalam penguasaan penanda tangan. Perubahan setelah penandatanganan pun harus dapat diketahui.

Syarat tersebut bukan jaminan otomatis atas seluruh kontrak. Kontrak elektronik tetap membutuhkan kesepakatan para pihak, sesuai Pasal 46 ayat (2) PP 71/2019. Artinya, kekuatan kontrak ditentukan oleh seluruh proses pembentukan dan pembuktiannya. Ulasan fungsi sertifikat elektronik dapat dipelajari selengkapnya di sini, termasuk alur tandatangan elektronik pada kontrak.

Tersertifikasi atau Tidak, Apa Bedanya?

PP 71/2019 mengenal dua jenis tandatangan elektronik. Jenis tersertifikasi memakai sertifikat dari PSrE Indonesia dan perangkat pembuat yang tersertifikasi. Jenis tidak tersertifikasi dibuat tanpa jasa PSrE.

Tandatangan tidak tersertifikasi tidak otomatis tidak sah. Namun, verifikasi dari PSrE memberi lapisan autentikasi tambahan.

Dalam praktik, pilihan jenis tanda tangan sebaiknya mengikuti nilai dan risiko dokumen. Kontrak kerja sama bernilai besar umumnya membutuhkan bukti identitas yang lebih kuat. Dokumen internal berisiko rendah mungkin cukup dengan mekanisme yang lebih sederhana. Penilaian ini lazimnya melibatkan bagian hukum perusahaan.

Daftar Periksa Sebelum Dokumen Ditandatangani

1. Minta nama lengkap dan jabatan penanda tangan, lalu cocokkan dengan akta perusahaan.
2. Pastikan penanda tangan berwenang mewakili perusahaan, misalnya lewat surat kuasa.
3. Buka detail tanda tangan di pembaca PDF dan baca nama pemilik sertifikat.
4. Periksa penerbit sertifikat, apakah PSrE Indonesia yang diakui pemerintah.
5. Cek apakah muncul peringatan bahwa dokumen berubah sejak ditandatangani.
6. Simpan salinan final beserta catatan waktu penandatanganan.

Pertanyaan Seputar Verifikasi Penanda Tangan

• Apakah gambar tanda tangan di PDF sudah cukup?
  Belum, gambar saja tidak menunjukkan identitas penandatangan yang terverifikasi.
• Apa fungsi sertifikat elektronik pada tandatangan elektronik?
  Sertifikat elektronik menghubungkan identitas penandatangan dengan tanda tangan yang dipakai pada dokumen.
• Apakah tandatangan elektronik tidak tersertifikasi pasti tidak sah?
  Tidak pasti, selama memenuhi persyaratan hukum yang berlaku.

Arah Verifikasi Identitas ke Depan

Verifikasi identitas penandatangan makin penting seiring kontrak bisnis berpindah ke format digital. Tandatangan elektronik tersertifikasi, ditopang fungsi sertifikat elektronik, memberi lapisan autentikasi tambahan bagi kedua pihak. Praktik internal yang konsisten, dari pemeriksaan wewenang hingga penyimpanan bukti, tetap menjadi pelengkapnya. Penyedia layanan seperti ezSign dapat menjadi salah satu rujukan profesional bagi perusahaan yang menyiapkan alur tersebut.