E signature mempercepat persetujuan dokumen proyek antara kontraktor, konsultan, dan owner. Tanda tangan digital menggantikan proses cetak, kirim kurir, dan tunggu paraf. Syaratnya, identitas penanda tangan jelas dan dokumen terlindungi dari perubahan setelah disetujui.

Mengapa Persetujuan Tiga Pihak Sering Tersendat

Proyek konstruksi melibatkan tiga pihak dengan ritme kerja berbeda. Kontraktor bergerak di lapangan, konsultan mengawasi dari kantor, dan owner memutuskan di level manajemen. Satu dokumen bisa berpindah tangan beberapa kali sebelum lengkap.

Prosesnya mirip lari estafet. Satu pelari yang terlambat menyerahkan tongkat membuat seluruh tim melambat. Contohnya terjadi pada berita acara opname pekerjaan. Kontraktor menandatangani di lokasi, lalu berkas dikirim ke konsultan di kota lain, dan owner baru menerimanya beberapa hari kemudian. Termin pembayaran pun ikut mundur.

Dokumen Proyek yang Cocok Dialihkan ke Format Digital

Tidak semua dokumen punya risiko dan kebutuhan yang sama. Dokumen administratif rutin biasanya paling mudah dipindahkan ke alur digital.

Dokumen yang umum memakai tanda tangan digital meliputi berita acara pekerjaan, laporan progres, persetujuan shop drawing, surat perintah kerja, dan addendum. Dokumen bernilai besar tetap perlu ditinjau bagian legal. Peninjauan itu menentukan jenis tanda tangan yang dipakai.

Skenario sederhana bisa menjadi titik awal. Laporan progres mingguan sering disetujui oleh pihak yang sama setiap kali. Pola berulang seperti ini membuat risiko penerapan kecil dan manfaatnya cepat terlihat.

Dasar Hukum yang Perlu Dipahami Sebelum Beralih

Di Indonesia, tanda tangan elektronik diatur dalam UU ITE dan PP Nomor 71 Tahun 2019. Aturan itu membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Versi tersertifikasi memakai sertifikat elektronik dari penyelenggara yang terdaftar. Karena itu, keabsahannya lebih mudah ditelusuri ketika terjadi perbedaan pendapat antarpihak.

Tanda Tangan Basah dan Digital dalam Satu Tabel

Tabel berikut membandingkan empat kriteria yang biasanya dipertimbangkan tim proyek sebelum menentukan cara penandatanganan.

Tabel ini bersifat umum. Hasil di lapangan tetap dipengaruhi kesiapan perangkat, kualitas koneksi internet, dan kebiasaan tiap pihak.

Langkah Praktis Menerapkannya di Proyek

Penerapan paling aman dimulai dari dokumen yang sering disetujui bersama. Berikut urutan yang bisa diikuti tim proyek.

1. Petakan dokumen rutin yang melibatkan tiga pihak, seperti berita acara dan laporan progres.
2. Tetapkan urutan penanda tangan, misalnya kontraktor, konsultan pengawas, lalu owner.
3. Pastikan identitas setiap penanda tangan terverifikasi sebelum dokumen dikirim.
4. Seragamkan nomor dan nama berkas agar dokumen mudah dilacak.
5. Simpan versi final dalam format PDF di folder proyek yang disepakati.
6. Uji alur pada satu dokumen kecil sebelum dipakai di seluruh proyek.

Setelah alur berjalan, evaluasi singkat sangat membantu. Catat berapa lama satu dokumen selesai disetujui sebelum dan sesudah beralih. Perbandingan itu memberi gambaran nyata tanpa perlu klaim berlebihan.

Tim yang ingin membandingkan fitur dapat cek di sini solusi e signature untuk dokumen proyek konstruksi.

Pertanyaan yang Sering Muncul dari Tim Proyek

• Apakah e signature sah untuk dokumen proyek? Dapat memiliki kekuatan hukum selama memenuhi syarat dalam UU ITE, sehingga perlu dicek untuk tiap jenis dokumen.
• Apa bedanya tanda tangan digital dengan scan tanda tangan? Tanda tangan digital terikat pada identitas dan dokumen, sedangkan scan hanyalah gambar yang mudah disalin.
• Bagaimana jika salah satu pihak belum terbiasa? Mulailah dari dokumen sederhana dan berikan panduan singkat kepada pihak tersebut.

Arah Persetujuan Dokumen Proyek ke Depan

Administrasi konstruksi bergerak menuju alur persetujuan yang terlacak dan terverifikasi. Kontraktor, konsultan, dan owner sama-sama diuntungkan oleh jejak dokumen yang rapi, termasuk saat audit di akhir proyek. Penyedia tanda tangan elektronik seperti ezSign dapat menjadi salah satu referensi bagi tim yang sedang menyusun alur tersebut. Pilihan akhir tetap bergantung pada kebutuhan hukum dan skala proyek.