Beberapa aplikasi meeting saat ini menjadi popular dan banyak digunakan dalam mendukung komunikasi secara virtual saat belajar dan bekerja. Terutama dalam masa pandemi yang masih menggunakan sistem belajar dan bekerja secara online. Pertemuan secara online atau hanya virtual membuat interaksi antar peserta meeting menjadi terbatas. Selama berlangsungnya meeting kamu hanya mendengarkan materi dan sesekali berbicara secara bergantian dengan peserta lain.
Terus-terusan menatap layar komputer atau smartphone tentunya akan membuat jenuh karena harus stay di tempat selama meeting berlangsung. Bahkan sesekali terasa mengantuk jika mengikuti meeting yang memiliki durasi waktu yang lama. Ditambah kadang terdapat ganguan masalah yang terjadi, sehingga menyebabkan kesulitan ketika mengikuti virtual meeting tersebut. Maka dari itu harus memperhatikan beberapa syarat, supaya suasana meeting terasa nyaman dan berjalan dengan tenang.
Berikut ini pembahasan mengenai cara agar aktivitas virtual meeting menjadi lebih nyaman:
1. Mengetahui lebih jauh tentang virtual meeting
Virtual meeting adalah kegiatan meeting online yang pesertanya dapat bergabung dari mana saja tanpa harus berada di satu tempat yang sama dengan yang lainya. Telah membuat kesepakatan dengan peserta terkait waktu yang ditentukan dalam pelaksanaanya. Di era pandemi ini banyak yang menciptakan aplikasi virtual meeting menjadi lebih efektif seperti zoom dan goggle meet.
Beberapa pihak yang melaksanakan virtual meeting banyak yang menilai bahwa rapat secara online terasa melelahkan. Percakapan secara virtual membutuhkan fokus secara ekstra dari pada meeting secara offline. Kamu harus memperhatikan Bahasa tubuh yang disampaikan, wajah, dan perkataan dari lawan bicara. Maka dari itu virtual meeting terkadang membuat lebih cepat lelah ataupun mengantuk.
Salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu membuat suasana virtual meeting terasa nyaman. Maka percakapan antara peserta akan terasa menyenangkan dan para peserta yang mengikuti akan merasa lebih betah.
2. Mengetahui aplikasi virtual meeting yang akan digunakan
Banyak aplikasi yang memberikan jasa yang dapat digunakan sebagai meeting secara virtual. Salah satu aplikasinya adalah Whatsapp merupakan aplikasi yang banyak digunakan oleh masyarakat pada umumnya. Untuk kamu yang akan melakukan virtual meeting dengan skala 4 orang maka bisa menggunakan aplikasi yang satu ini. Cukup dengan membuat group chat kemudian menekan tombol video call maka meeting akan segera berlangsung.
Namun jika kamu akan mengadakan meeting dengan skala besar, maka kamu dapat menggunakan aplikasi Google Meet dan Zoom. Google meet sudah terintegrasi dengan kalender, sehingga dapat mengundang peserta lain melalui kalender maka peserta tersebut akan mendapat email undangan. Kamu juga dapat membagikan kode meeting pada aplikasi Google meet, kepada orang lain.
Untuk zoom fitur yang diberikan hampir sama dengan aplikasi Google Meeting, namun kamu harus membeli layanan supaya dapat melaksanakan meeting lebih dari 40 menit. Selain Goggle meet dan zoom kamu juga dapat menggunakan aplikasi lain seperti Skype dan Webex
3. Cara melaksanakan Virtual Meeting
Dalam menciptakan suasana yang nyaman maka harus membangun suasana yang ceria dan baik dari awal peserta meeting bergabung hingga akhir. Kamu dapat menyambut mereka dengan obrolan kecil seperti hobi atau kesukaan mereka mengenai suatu hal. Jika kamu mengeluarkan sikap yang positif dan interaktif maka akan membuat suasana menjadi hidup. Selama meeting berlangsung kamu dapat mengajak ngobrol antara peserta meeting ini dapat menciptakan fokus yang lebih baik bagi para peserta.
Cara lainya yaitu dengan membuat meeting tetap membahas topik utama yang menjadi tujuan diadakan meeting tersebut. Kamu bisa mengingatkan peserta tentang tugas yang perlu mereka kerjakan hingga meeting selanjutnya. Caranya dengan, membuat mereka mengulangi tentang materi yang telah disampaikan selama meeting berlangsung.
Untuk mengakhiri rapat harus sama dengan cara yang dilakukan saat membuka rapat. Membangun komunikasi dengan peserta merupakan hal terpenting agar semua pekerjaan terselesaikan secara efektif dan tepat.
Virtual meeting memang sedang sering digunakan di masa pandemi seperti sekarang ini. Terlebih buat kamu yang masih WFH sampai sekarang. Selain memerlukan koneksi yang stabil, kamu juga membutuhkan alat yang bisa membuat suara virtual meeting tetap jelas tanpa adanya gangguan. Lalu, caranya bagaimana? Kamu hanya cukup menggunakan S17 USB Sound Card dari Vention Indonesia. Alat ini dapat membuat virtual meeting menjadi lebih nyaman tanpa adanya gangguan.